문중이 쓰던 인터넷족보를 다른 업체로 옮기려 할 때 가장 먼저 걸리는 질문은 지금 자료를 그대로 가져갈 수 있는가다. 화면 안의 이름과 관계는 문중의 역사이지만, 그 자료를 어떤 형태로 꺼낼 수 있는지, 지금 누구 이름으로 운영되고 있는지는 계약서와 관리자 화면을 직접 열어 봐야 알 수 있다. 아래 여섯 가지를 옮기기 전에 확인해 두면 뒤늦게 막히는 일이 줄어든다.
1. 계약서의 자료 권리·인도 조항 지금 업체와 맺은 계약서에서 자료(데이터베이스)와 화면 구성에 대한 권리가 누구에게 있는지, 계약이 끝나면 자료를 넘겨받을 수 있는 조항이 있는지를 본다. 저작권법은 법인 등의 명의로 공표된 업무상저작물의 저작자를 계약이나 근무규칙에 다른 정함이 없으면 그 법인 등으로 보고(제9조), 데이터베이스를 만든 사람의 권리는 제작을 마친 다음 해부터 5년간 존속하며 소재를 계속 갱신한 부분은 갱신한 다음 해부터 다시 5년이 간다고 정한다(제93조, 제95조). 화면이나 데이터의 권리가 문중과 업체 가운데 어디에 있는지는 누가 어떤 방식으로 만들었는지, 계약서에 무엇이 적혀 있는지에 따라 달라지는 문제다. 권리·이전 조항을 확인하고, 다툼이 예상되면 전문가에게 검토를 맡기는 편이 안전하다. (이 글의 조문 설명은 일반 정보이며 법률 자문이 아니다. 실제 판단은 계약서 원문과 전문가 확인이 필요하다.)
2. 받을 수 있는 자료 형식 엑셀이나 CSV 같은 표 형식, 원본 데이터베이스, 수단(單子, 종원이 자기 이름과 관계를 적어 내는 종이) 원본 PDF, 사진까지 받을 수 있는지 하나씩 따로 묻는다. 화면만 보여 주고 파일은 내주지 않는 업체도 있으므로, 어떤 형식으로 언제까지 받을 수 있는지 서면으로 남겨 둔다.
3. 관리자 계정과 도메인 명의 인터넷족보 관리자 계정의 주인이 문중인지 업체인지, 도메인(예: 가상의 예로 ○○김씨.com)의 등록자 명의가 누구인지 확인한다. 도메인 등록 정보에서 등록자 표시 여부와 관리 연락처를 확인하되, 정보가 비공개이거나 대행자 명의로 표시될 수 있으므로 등록기관에도 함께 확인한다.
4. 살아 계신 분 정보의 동의 범위 개인정보보호법에서 개인정보는 살아 있는 개인에 관한 정보를 말한다(제2조제1호). 족보에는 생존해 있는 종원의 이름과 생년월일, 거주지 같은 정보가 함께 들어 있어 그 부분은 개인정보에 해당한다. 개인정보보호법은 업무위탁(제26조)과 제3자 제공(제17조)을 구분해 동의·고지 범위를 다르게 정하고 있다. 지금 계약이 둘 중 어디에 해당하고, 새 업체로 자료를 옮길 때 종원에게 어떤 안내나 동의가 필요한지는 계약서와 전문가 확인으로 따로 판단할 부분이다.
5. 옮기는 동안 종원 안내 화면이 언제부터 언제까지 바뀌는지, 문의할 곳이 어디인지 종원에게 미리 알린다. 안내 없이 주소가 바뀌면 자신이 모르는 사이 개인정보가 옮겨졌다고 느끼는 종원이 생길 수 있다.
6. 옮긴 뒤 이름·관계 확인 자료를 옮기고 나서 문중 담당자가 이름과 항렬, 관계가 맞는지 확인한다. 전수 확인이 어렵다면 표본을 뽑아 대조하되, 표본 확인은 전체 자료 검증을 대신하지 못한다는 점을 함께 기록해 둔다.
이런 점검이 번거롭게 느껴지면 이음보 상담 신청에 지금 쓰시는 업체 이름만 남겨 주셔도, 계약서부터 같이 확인하는 데서 시작한다.